Autenticare una copia di un documento significa attestare la sua conformità con l'originale.
Le copie autentiche, totali o parziali, di atti e documenti possono essere ottenute con qualsiasi procedimento che garantisca la riproduzione fedele e duratura dell'atto o documento (articolo 18, comma 1 del Decreto del Presidente della Repubblica del 28/12/2000, n. 445).
L'autenticazione delle copie può essere fatta (articolo 18, comma 2 del Decreto del Presidente della Repubblica del 28/12/2000, n. 445):
- dal pubblico ufficiale che ha emesso l'originale
- dal pubblico ufficiale presso cui è depositato l'originale
- dal pubblico ufficiale per cui deve essere prodotto il documento
- da un notaio
- da un cancelliere
- da un segretario comunale o altro funzionario incaricato dal sindaco.
L'autenticazione della copia è apposta in calce alla copia e deve contenere:
- la data e il luogo del rilascio
- il numero dei fogli di cui è composto il documento
- il nome, cognome, la qualifica, la firma per esteso del pubblico ufficiale autorizzato
- il timbro dell'ufficio. Se la copia dell'atto o documento è formata da più fogli, il pubblico ufficiale appone la propria firma a margine di ciascun foglio intermedio.
Il cittadino può sostituire l’autentica di copia con una sua dichiarazione di conformità all’originale utilizzando la dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà. Quest'ultima non deve essere autenticata, se presentata a una Pubblica Amministrazione o a un gestore di pubblici servizi.
Per far autenticare una copia occorre presentarsi personalmente in Comune con un documento di riconoscimento valido, la documentazione in originale e la copia da autenticare.